THT 3 IMK 2015 - High Reliability Virtual Organizations: Co-Adaptive Technology and Organizational Structures in Tsunami Warning Systems

High Reliability Virtual Organizations: Co-Adaptive Technology and Organizational Structures in Tsunami Warning Systems

MARTHA GRABOWSKI, Le Moyne College, Rensselaer Polytechnic Institute

KARLENE ROBERTS, University of California, Berkeley

URL : http://doi.acm.org/10.1145/2063231.2063233

Abctract

Highly reliable organizations (HROs) are those organizations, which by nature or design, cannot or must not fail; the consequences of failure in such systems are usually catastrophic. Systems that combine the characteristics of highly reliable operations and distributed, virtual organizations are known as highly reliable virtual organizations (HRVOs)—distributed and electronically linked groups of organizations that excel in high-consequence settings. Tsunami warning systems (TWS) are one example of virtual organizations that operate under enormous expectations for reliability. Adaptive structuration theory suggests that, in complex systems, technology and organizational structures co-evolve, and users adapt technology to their needs, creating shared meaning about the role and utility of technology in various settings. In this article, we consider how the shared meaning that develops in the social shaping of technology in one HRVO, tsunami warning systems, contributes to reliability enhancement. Following Poole and De Sanctis [2000], this study is a structuration study in a particular context, exploring how structuration occurs, the conditions that influence it, and its consequences or outcomes. We begin by describing HRVOs and the co-adaptive roles that technology and organizational structures play in such organizations. We then describe a global tsunami warning system as an illustrative case of a globally distributed sociotechnical system for which use of technology and distributed organizational structures should enhance reliability. We describe how social media plays a role in adaptive structuration in tsunami warning systems, and then return to consider the nature of HRVOs and their characteristics, en route to identifying challenges in the co-adaptation of technology and organizational structures in highly reliable tsunami warning systems.

Categories and Subject Descriptors: H.4.2 [Information Systems Applications]: Types of Systems—Decision support (e.g., MIS)

General Terms: Human Factors, Management

Additional Key Words and Phrases: Organizational structures, high reliability organizations, virtual organizations, tsunami warning systems, crisis management, disaster management, disaster response, computer human interaction, communication, technology

ACM Reference Format:

Grabowski, M. and Roberts, K. 2011. High reliability virtual organizations: Co-adaptive technology and organizational structures in tsunami warning systems. ACM Trans. Computer.-Hum. Interact. 18, 4, Article 19 (December 2011), 23 pages.

DOI = 10.1145/2063231.2063233 http://doi.acm.org/10.1145/2063231.2063233

Pengkaji Jurnal : Alanikika Pratyaksa / G64120024, Institut Pertanian Bogor, Indonesia

Tsunami Warning System (TSW) adalah salah satu contoh dari virtual organisasi yang didistribusikan secara global yang beroperasi dibawah harapan besar untuk masalah kehandalan. Global TWS mencakup pusat peringatan yang  diawaki oleh para ilmuan dan watchstander di seluruh dunia, lembaga meteorology nasional dan internasional, manager darurat yang harus memenyebarkan pesan peringatan dan instruksi dari pusat peringatan secara real time kepada publik. Pengajar lokal dan lembaga kepemimpinan haru mendidik dan melatih anggpta di latihan ketahanan tsunami. Semua anggota pada sistem ini saling terikat oleh legion jaringan termasuk pelampung deteksi kedalaman air tsunami, seimsmk dan jaringan satelit observasi. Anggota dari TWS bertindak selaras dan secara real time untuk mengevaluasi ancaman sunami sampai bagaimana cara untuk mengevakuasi publik.

Interaksi antara teknologi dan struktur organisasi pada sistem yang kompleks telah digambarkan sebagai refleksi  dari hubungan antara element sistem, ditafsirkan dan diinterpretasikan dengan berbagai cara. Teknologi dan struktur organisasi berkembang bersama, pengguna menyesuaikan teknologi sesuai kebutuhan. Artikel ini mempertimbangkan bagaimana kita berbagi makna untuk berkembang dalam pembentukan social teknologi dalam satu HRVO (Highly Reliable Virtual Organization), Tsunami Warning System. Sosial media adalah salah satu dari teknologi yang sering digunakan di HRVOs dan TWS. Pada TWS sosial media digunakan untuk mengikutsertakan dan memberitahu publik, memberikan informasi penting secara real time, memonitor respon dan reaksi publik, dan memperbaharui sistem peringatan. Beranjak pada pokok permasalah, yang akan dibahas pertama adalah menjelaskan tentang HRVOs dan peran co-adaptive yang teknologi dan struktur organisasi bermain dalam organisasi tersebut. Kemudian menjelaskan tentang global tsunami warning system sebagai kasus ilustrasi dari sebuah global dristibuted Virtual Organization (VO). Kemudian menjelaskan bagaimana sosial media memainkan peran pada strukturasi adaptif di  TWS.

Virtual Organization (VO) adalah kelompok jaringan elektronik  dari organisasi yang melampaui batas-batas organisasi tradisional. VO mendukung anggotanya yang tidak berada dalam satu lokasi untuk saling berhubungan secara jaringan media elektronik Jaringan ini dibuat dengan banyak variasi termasuk product design, software engineering, financial tellecomunication, dan economic reporting. Kemudian pada bagian Highly Reliable Organization (HRO) dirancang untuk tidak gagal sebagai konsekuensi dari kegagalan yang biasanya bencana. Penggabungan karakteristik dari VO dan HRO sendiri kemudian menjadi HRVOs (Highly Reliable Organizations) dengan kendala yang dihadapau HRVOs adalah substansial. Karena HRVOs terdiri dari distribusi, jaringan organisasi dan proses bisnis bersama, resiko dapat bermigrasi antara anggoa organisasi. HRVO juga terdiri dari anggota dengan tujuan individu pengguna yang berbeda, politik dan budaya. Karena besarnya skala jaringan HRVOs berdampak pada sulitnya pengembangan dan banyak timbulnya masalah. Maka dari itu tantangan tersebut memberikan petunjuk penting tentang peran dari teknologi dan struktur organisasi dalam meredam resiko dan megingatkan performa  pada HRVOs. Perbedaan HROs dengan HRVOs salah satunya adalah perbedaan asal anggota, jika HRO anggotanya berasal dari organisasi yang sama sedangakan anggotanya berasl dari organiasai yang berbeda dalam sebuah sistem terdistribusi.

Ketika sistem anggota terdistribusi secara geografis dan bergantung pada teknologi informasi untuk pengetahuan, evolusi bersama dari teknolofi informasi dan struktur organisasi menjadi sangat penting dan sebuah penentu pada  kemampuan sistem untuk beradaptasi dengan organisasi baru. Evlolusi bersama ini pada teknologi dan struktur organisasi menjadi terlhat dan penting pada HRVOs, dimana keduanya berkembang bersama dan berkolaborasi.

Pad TWS, social media adalah salah satu dari saluran primer pribadi dan organisasai dapat  memperoleh kehandalan, informasi yang relevant. Social media bukanlah entitas yang statis, sebuh struktur organisasi yang berkembang dan berubah dalam HRVOs dan TWS. Social media menolong khusunya pada perhitungan ancaman sunami. Dalam proses perkembangannya setelah bencana sunami di samudera hindia pada 2004, dalam pembahasannya komite menemukan beberapa peran penting untuk teknologi pada peningkatan TWS. TWS memiliki dua TWC (Tsunami Warnig Center) yang terletak di Hawai dan Alaska memiliki karakteristik dan kemampuan yang berbeda karena dalam aplikasi pembuatannya mengguaka software dan hardware yang berbeda. Terdapat permasalahan dan perbincangan dengan fungsionalitas keduanya karena memiliki fungsi yang sama dan kemudian tempat yang berbeda. Para komite berdiskusi dan menawarkan opsi bahwa akan dilakukan merger menjadi terpusat atau tidak antara keduanya.

Berdasarkan pemaparan diatas dapat diketahui bahwa bagaimana sebuah organisasi baru seperti HRVOs, dan teknologi yang mendukungnya, terlihat berkembang bersama, bersama-sama merancang keuksesan soaial dan artefak teknologi dari organisasi terpercaya. Aturan untuk mengambangkan bersama-sama sebuah media baru, teknologi, dan struktur organisasi dalam menjamin tingkat kinerja yang tinggi di HRVOs tidak dipahami denan baik. Pada kasus ini bagaimana sosial media memainkan peran dalam strukturasi adaptif. Namun pengetahuan bagaimana respon sosial dan organisasi untuk pesan peringatan berubah dengan penggunaan sosial media yang terbatas. Pada TWS, teknologi dan struktur organisasi berkembang bersama, TWS berfungsi salah satunya untuk menghitung intensitas ancaman sunami yang kemudian informasinya akan disebarkan ke ppublik secara real time melalui media sosial yang dimiliki publik.